Piše Danijela Brečko
Ste med tistimi, ki si skrbno pripravljate sezname opravil za naslednji dan? Tudi jaz si jih. S seznami opravil, tako imenovanimi to-do listami ni sicer nič narobe. Toda pomislite, kako se lotevate vaše to do liste. Se najprej lotite opravil, ki so napisana na vrhu seznama in se nato čez dan prebijate po seznamu navzdol? Uresničevanje to-do liste na ta način vam vzame več časa za raziskovanje kot za njeno udejanjanje, kar pomeni, da naredite manj kot ste načrtovali. Hkrati pa vam ambiciozne to-do liste lahko povzročijo še nemalo frustracij. V resničnem življenju stvari pač ne gredo po takšnem vrstnem redu, kot ste si ga zamislili. To-do liste, narejene na zgoraj opisan način, velikokrat niso realne, zato je toliko bolj pomembno, da jih uskladite z delovnim tokom vašega dne. In delovni tok je neposredno povezan z energijo, s katero razpolagate čez dan!
Predstavila vam bom tri namige, s katerimi si lahko pomagate uskladiti seznam opravil z vašim delovnim tokom in vašo razpoložljivo energijo in tako povečate vašo učinkovitost.
Prvi namig: Poglejte nazaj, da se boste lahko premaknili naprej! Kaj mislim s tem? Poglejte kaj oziroma kakšna opravila so vas privedla do današnjega dne in to vzemite v račun pri načrtovanju to-do liste novega dne. Razumeti torej morate, kje ste bili včeraj, da boste vedeli, kakšno je vaše izhodišče danes? Poglejte, kaj je ostalo neopravljenega na vaši včerajšnji to-do listi, le tako si boste pridobili realno sliko, kaj morate in kaj lahko opravite v novem dnevu. Neopravljeno, toda še vedno potrebno delo iz včerajšnjega seznama kajpak umestite in smiselno locirajte v nov dnevni seznam opravil.
Drugi namig: Bodite prisotni! Ne morete biti učinkoviti, če še vedno razmišljate o tem, česa vse včeraj niste zaključili. Bodite torej prisotni v trenutku. To pa boste dosegli tako, da potegnete niti skupaj in si organizirate svoj dan. Poglejte vaš koledar, koliko obveznosti in zadolžitev se je nabralo v njem za dotični dan. Sedaj poglejte še vaš seznam opravil. Je realen? Koliko stvari iz vašega seznama lahko resnično umestite v vaš urnik? Ne razmišljajte o tem, kaj morate narediti danes, temveč, kaj lahko naredite danes glede na razpoložljivi čas in še bolj pomembno, glede na razpoložljivo energijo. Šele ko dodobra preučite celotno “pokrajino” vašega dneva, lahko ugotovite, kaj lahko in česa ne morete opraviti in začnete pravilno načrtovati vaš dnevni seznam opravil. Zelo verjetno se bo zgodilo, da boste določene stvari že danes prestavili na jutrišnji seznam opravil, kar bo veliko bolj realno. Tako boste doživljali manj frustracij in več zadovoljstva tekom delovnega dne.
Tretji namig: Mislite vnaprej! Sedaj je na vas, da naredite prvi korak in opravila, za katera ste ugotovili, da jih ne bo možno opraviti danes, prestavite na prihodnje dni. To so opravila, za katere veste, da jih ne boste mogli zaključiti do želene faze tekom današnjega dne. Zelo pomembno je, da teh opravil ne locirate le na naslednji dan, temveč gledate nekoliko naprej v prihodnost. Sama ravnam tako, da opravila, ki zahtevajo večjo količino energije ali večjo zbranost, lociram na dneve, ko je moj koledar še relativno prazen. Tako na primer pisanje strokovnih in znanstvenih člankov, ki zahtevajo polno miselno osredotočenost na temo, načrtujem v dnevih brez sestankov in drugih faktorjev, ki bi motili moj miselni tok. Po drugi strani pa opravila, ki ne zahtevajo veliko energije, prestavim v dneve, ko že imam veliko obveznosti. To je odličen miselni preobrat v načrtovanju dneva, ki nam omogoča, da mislimo vnaprej in smo hkrati prisotni v sedanjem trenutku.
Morda vse to že veste, toda vprašajte se ali res tudi ravnate tako? Načrtujete vaše sezname opravil v skladu z vašo razpoložljivo energijo? Se kakovostno pomikate naprej? Navsezadnje so to-do liste namenjene ravno temu, da se pomikamo naprej in ne le temu, da jih površno odkljukamo.
Se vas je kaj dotaknilo? Preverite tako, da odgovorite na spodnji vprašanji
1 Dopolnite stavek! Dnevni sezname opravil, usklajeni z _____________ prinašajo večjo osebno učinkovitost.
(našimi sodelavci; našim delovnim tokom ali timskimi cilji)
2 Naloge, ki zahtevajo večjo količino energije, opravim:
- takoj na začetku dneva
- v dnevnih, ko nimam veliko obveznosti
- postopoma v več zaporednih dnevih
—–
Ali vi vodite potek dneva ali dovolite, da dan vodi vas? O tem pa zapišem več v naslednjem blogu.
Vabljeni k ogledu programov, ki vam lahko pomagajo vzdrževati energijsko vitalnost na dolgi rok!
