Piše: Danijela Brečko
Najboljše vprašanje, ki si ga lahko zastavite za boljšo organizacijo delovnega dne je: Ali vi vodite potek dneva ali dovolite, da dan vodi vas? Toplo vam priporočam, da si vsak dan posebej zastavite to vprašanje. Zakaj? Če si ga ne boste, je velika verjetnost, da se boste prepustili številnim skušnjavam dneva in na koncu ugotovili, da je dan vodil vas. Če se želite organizirati bolje se morate še bolj poglobiti v vaš dnevni seznam opravil in ugotoviti koliko energije resnično potrebujete, da opravite naloge na vašem seznamu.
Pri tem naj vam pomagam s tremi novimi namigi:
Prvi namig: Ugotovite, kje so vaša ozka grla! Ozka grla je vselej pametno upoštevati pri udejanjanju vaše to-do liste! Včasih so ozka grla lahko povsem notranje narave; recimo, da nimate dovolj razvitih kompetenc, torej znanja in veščin, za dokončanje posamezne naloge. Morda ste trenutno preobremenjeni z drugimi nalogami. Morda rešujete posebej zahtevne situacije v zasebnem življenju. Ugotovite tovrstne manjke in jih pravočasno odpravite oziroma poskrbite za ustrezne vire, s katerimi boste te manjke zapolnili. Včasih pa so ozka grla zunanje narave. Recimo nekdo izmed vaših sodelavcev ni opravil dela, ki bi ga moral, da bi vi lahko nadaljevali s svojim delom. V tem primeru je najboljša možna rešitev, da najprej pomagate sodelavcu, zato, da bi lahko pomagali sebi. Verjamem, da se marsikdo ob tem nasvetu vpraša, zakaj bi pomagal sodelavcu, če bi vsak opravil svoje naloge, tako kot se gre, bi bilo vse O.K. Toda, s takšnim načinom razmišljanja boste najbolj škodili prav sebi, saj niste storili vsega, kar bi lahko, da bi pravočasno odpravili zunanja ozka grla.
Naj navedem svoj primer ozkega grla. Velikokrat ne znam dobro presoditi, koliko časa bo določeno, četudi enostavno opravilo, zahtevalo časa. Načrtujem, da mi bo vzelo recimo le dve minuti, na koncu pa se izkaže, da mi vzame 10 minut ali več. Zlasti, kadar je naloga prepletena z digitalnimi tehnologijami in le katera danes ni več. Recimo, da uspešno izpolnem spletni obrazec, potem pa celoten proces od mene zahteva še tri stopenjsko potrjevanje in kopico kod ter varnostnih gesel. Preden jih najdem oziroma pridem do konca procesa, pa je mimo že več kot 10 minut. Verjamem, da se to dogaja tudi vam. Četudi menite, da obvladate proces, pa dobavitelj spletne aplikacije čez noč posodobi in predrugači pravila igre in že ste znova na začetku. No, ne čisto na začetku, toda pametno je tovrstne zaplete predvideti v naprej.
Predvidite torej ozka grla, tako notranja kot zunanja vnaprej in jih obvladujte, sicer bodo ozka grla obvladala vas.
Drugi namig: Prepoznajte povezavo med osredotočenostjo in energijo! To je resnično pomembno razlikovanje, ki ga morate narediti, saj je osredotočenost, ki vam omogoča uspešno soočanje z nalogo neposredno povezano z upravljanjem energije, potrebne za dokončanje naloge.
Če na primer vem, da bom v naslednjih 10 minutah poklicala pomembno stranko, vem, da se bom morala tudi močno miselno osredotočiti, kar pa posledično pomeni tudi, da mi bo to vzelo kar nekaj energije. Po drugi strani pa vem, da sem zelo dobra pri delu z excelovimi preglednicami, kar pomeni, da mi delo z njimi ne bo vzelo veliko energije in da za dokončanje naloge ne bom potrebovala velike osredotočenosti. Več kot očitno je, da obstaja močna povezava med osredotočenostjo in energijo in ko to povezavo prepoznate, veliko lažje razpršite naloge znotraj dneva, tedna in meseca.
Tretji namig: Prepoznajte ključne razlike med časom in energijo! Čas teče progresivno. Ne glede na to kaj naredimo, časa ni mogoče ustaviti, niti ga ni moč nadzirati. Ključna razlika med časom in energijo je, da energija teče v tokovih, ki jih do določene mere lahko nadziramo in upravljamo. Energijski tokovi so kot valovi, ki imajo svojo amplitudo. Določen čas smo na vrhu vala, temu pa neizprosno sledi tudi najnižja točka vala. Prav tako smo ljudje dokaj nespretni pri načrtovanju časa za dokončanje posamezne naloge. Precej boljši smo v predvidevanju, koliko energije bomo potrebovali za to, da posamezno nalog opravimo. Ko enkrat prepoznate razliko med časom in energijo, boste veliko bolj učinkovito načrtovali vaš delovni dan. Vaše to-do liste boste veliko lažje načrtovali bodisi skozi perspektivo časa, bodisi skozi perspektivo vaše razpoložljive energije in njene intenzitete tekom delovnega dne. Naj vam predstavim svoj primer. Ko sem soočena z papirologijo, vem, da mi bo to vzela malo energije, zato dela s papirji ne razporejam skozi perspektivo časa, saj tudi ne vem, koliko časa bo zares potrebnega za dokončanje teh vrst nalog. Naloge, ki mi vzamejo malo energije naredim v razpoložljivem času med eno in drugo energijsko zahtevno nalogo. Na primer med dvema sestankoma, ki sta energijsko precej zahtevna imam 40 minut časa. Ta čas izkoristim zato, da se lotim papirologije in se tudi ne obremenjujem s tem, kako daleč bom prišla. Morda bom naredila tri od petih potrebnih korakov, morda več, morda tudi manj. S tem delom lahko vedno nadaljujem, tudi, ko moja energija pade na tako imenovano spodnjo amplitudo. Torej, ko boste dodobra osvojili razliko med časom in energijo, boste veliko lažje načrtovali vaš delovnik v preseku vašega razpoložljivega časa in vaše razpoložljive energije.
Še ena dobra plat organizacije dneva skozi energijska očala je v tem, da je energija vedno z vami. Ne glede na to ali ste na delovnem mestu, delate od doma, na počitnicah ali celo na poti, se lahko vselej zanesete le na vaš nivo energije. Uporabite spoznanja o osebni energiji pri načrtovanju nalog in spoznali boste, da lahko tako veliko bolje izkoristite dan v preseku razpoložljivega časa in energije in povečate osebno učinkovitost. Nedvomno boste tako povečali tudi osebno zadovoljstvo pri delu.
Se vas je kaj dotaknilo? Preverite tako, da odgovorite na spodnja vprašanja.
Dopolnite stavek! Poskrbite za to, da boste vi vodili potek dneva in ne _____________.
- sodelavci
- vaš šef
- dan vas.
Pomanjkanje kompetenc za dokončanje posamezne naloge predstavlja ozko grlo
- zunanje narave
- notranje narave
- slučajnostne narave
Ključna razlika med časom in energijo je, da:
- čas lahko nadziramo
- energijo lahko nadziramo in z njo upravljamo
- da energija teče progresivno
- da čas teče v tokovih
—––
Kakšne možnosti za upravljanje energije vam ponuja prav sleherni dan, pa boste izvedeli v naslednjem blogu.
Vabljeni še k ogledu programov, ki vam lahko pomagajo vzdrževati energijsko vitalnost na dolgi rok!
